12. Реестры
Реестр - консолидированный перечень выполненных услуг (рейсов, доп. услуг и пр.), сформированный исполнителем, для реализации процесса выставления закрывающих (бухгалтерских) документов заказчику.
Реестры находятся в одноименном разделе меню слева.
❗️ Для быстрого поиска нужного реестра воспользуйтесь окном поиска справа.
Поиск возможен по следующим атрибутам:
Реестры, которые необходимо проверить, находятся в подразделе "На проверке".
Для проверки:
- Нажмите на номер реестра, чтобы раскрыть детали и начать проверку.
Из чего состоит реестр:
- Общая информация (дата, период погрузки и количество рейсов, название исполнителя и автор реестра, общая стоимость рейсов)
- Статусная ветка проверки реестра
- При нажатии на три точки вызывается кнопка Аннулирования реестра
- Кнопки "Отправить на доработку" и "Принять"
- Блок работы с закрывающими документами (галлерея)
- Настройка столбцов ленты заявок
- Лента заявок реестра
Работа с реестром
❗️Обратите внимание, что пока реестр находится на проверке, исполнителю доступно его редактирование в следующих случаях:
- Когда реестр в статусе "Черновик";
- Когда реестр в статусе "На проверке", этап проверки сканов, и реестр отправлен заказчиком на доработку исполнителю;
- Когда реестр в статусе "На проверке", этап проверки оригиналов документов, и реестр отправлен заказчиком на доработку исполнителю.
На данном этапе проверяем сканы транспортных и закрывающих документов и корректность данных указанных в рейсах
1) Нажмите на документ расположенный в галлерее для проверки. Если все в порядке нажмите на кнопку "Принять"
2) Нажмите на номер рейса, справа откроется карточка. Если все в порядке нажмите на кнопку "Принять"
3) Если ошибок нет, нажмите на кнопку "Принять"
Если в реестре выполнены не все проверки, выберите одно из предложенных действий и нажмите на кнопку "Продолжить"
Реестр перешел в статус "Обмен оригиналами".
Перевозчик получил соответствующее уведомление и скоро отправит документы.
На ленте реестр будет находиться в разделе "На проверке", статус ожидания обмена оригиналами документов — цифра 2 в синем кружке
1) Как только перевозчик отправит оригиналы документов внутри реестра появится дата отправки и трек-номер
2) После получения документов нажмите на кнопку "Получены"
3) Укажите дату получения и нажмите на кнопку "Сохранить"
Проверьте комплектность документов и нажмите на кнопку "Принять". Дата приемки документов отобразится автоматически (при необходимости ее можно скорректировать, нажав на карандаш).
⚠️ Обратите внимание, что на этапе проверки оригиналов также есть возможность вернуть реестр на доработку (кнопка "Отправить на доработку"). В этом случае нужно будет указать только комментарий и дальнейшие шаги. Перевозчик должен будет проверить, исправить и снова вернуть реестр на проверку.
Укажите дату оплаты при необходимости
Так выглядит принятый реестр
Ошибки в реестре
Если в рейсе или в закрывающих документах обнаружены ошибки, то зафиксируйте их
- Нажмите на кнопку "Указать ошибки", укажите ошибки, при необходимости напишите комментарий и нажмите на кнопку "Сохранить".
- Напишите комментарий и нажмите на кнопку "Сохранить"
- Нажмите на кнопку "Отправить на доработку"
Перевозчик получит уведомление о необходимости исправления ошибок.
После того как правки будут внесены, проверьте реестр заново.