9. Реестры

Реестр - консолидированный перечень выполненных услуг (рейсов, доп. услуг и пр.), сформированный исполнителем, для реализации процесса выставления закрывающих (бухгалтерских) документов заказчику.

Для компаний с тарифным планом "Перевозчик" базовый и расширенный доступно создание реестров в сторону заказчика

Для компаний с тарифным планом "Экспедитор" базовый и расширенный доступно создание реестров в сторону заказчика и в сторону исполнителя (субконтрактинг)

Создание реестра для заказчика

В левом меню выберите раздел "Реестры"
Справа вверху нажмите на кнопку "Новый реестр"

Выберите заказчика из выпадающего списка и период погрузки
Если период погрузки не будет выбран, то отобразятся все рейсы

На ленте отобразятся рейсы в статусе "Завершен"
Информация о рейсе содержит номер заявки, данные по водителю и ТС, стоимость и количество вложенных документов.
Выберите нужные рейсы и нажмите на кнопку "Создать"

❗️Если нажать на Выбрать все, система выбирает не ВСЕ рейсы из списка, а только рейсы в рамках текущей страницы. То есть, если на странице отображается 20 рейсов, а их всего 150, то при использовании этой функции будут выбраны только те рейсы, которые отображены на текущей странице (20 рейсов). Чтобы выбрать остальные рейсы, нужно перейти на следующую страницу.

💡 В нижней части формы создания реестра, при изменении состава выбранных рейсов, пользователь видит актуальную статистику (общий вес, количество и другие параметры) по выбранным рейсам.

Сформированный реестр отобразится на ленте в подразделе "С заказчиком" далее "Черновики"
Нажмите на номер реестра для продолжения работы с ним

Из чего состоит реестр:

Общая информация (дата и автор создания, период погрузки, количество рейсов и заказчик, общая стоимость рейсов и номер договора)
Раздел работы с закрывающими документами (нажмите на стрелку чтобы раскрыть)
Кнопка "Отправить на проверку" отправляет реестр на проверку заказчику
При нажатии на три точки появляется кнопка "Удалить"
Текущий статус реестра
При нажатии на шестеренку открываются настройки ленты рейсов в реестре. Можно скрыть ненужные столбцы или поменять их местами
Лента с рейсами

Работа с закрывающими документами

В разделе "Закрывающие документы" нажмите на кнопку "Добавить" и загрузите необходимые документы

Доступна опция автогенерации документа "Реестр перевозок". Документ можно скачать на свой ПК, он формируется по предустановленной форме. При этом прикрепление закрывающих документов не является обязательным и зависит от требований конкретного заказчика (необходимо уточнять у заказчиков).

Добавление рейсов в реестр

Если необходимо добавить в реестр ещё рейсы, нажмите на три точки вверху справа и войдите в режим редактирования реестра.

Добавьте рейсы. Внизу отобразятся изменения Было/Стало
Обратите внимание, что при изменении состава выбранных рейсов, вам доступна общая статистика (актуальный вес, кол-во и пр.) по выбранным рейсам.

Удаление реестра

Нажмите на три точки вверху справа, выберите "Удалить" и подтвердите действие.

Редактирование данных в рейсе реестра

Редактирование реестра возможно в трех точках жизненного цикла реестра:

Когда реестр в статусе "Черновик";
Когда реестр в статусе "На проверке", этап проверки сканов, и реестр отправлен заказчиком на доработку исполнителю;
Когда реестр в статусе "На проверке", этап проверки оригиналов документов, и реестр отправлен заказчиком на доработку исполнителю.

При нажатии на номер рейса справа открывается карточка. Атрибуты, отмеченные карандашом, можно редактировать. Также можно подгружать документы в рейс.

Отправка реестра на проверку

Для отправки реестра на проверку нажмите на "Отправить на проверку".

После отправки на проверку реестр перейдет на этап "Проверка сканов документов", текущий статус "На проверке".

В меню "Реестры", реестр будет находиться в разделе "На проверке"

После отправки реестра на проверку возможны два варианта развития событий:

1. Реестр отправят на доработку.

- В этом случае нужно будет проверить ошибки и поставить отметки, подтверждающие их исправление.

- Возможен комментарий с пояснениями.

2. Реестр будет проверен и переведен на следующий этап.

Обмен оригиналами документов

После проверки и подтверждения реестра, в столбце "Этап проверки" появится статус ожидания обмена оригиналами документов — цифра 2 в синем кружке.

После отправки оригиналов документов заказчику:

1. Нажмите на кнопку "Отправлены".

2. Укажите дату отправления оригиналов.

3. Укажите трек-номер.

Информация об отправке отобразится в личном кабинете. Заказчик также увидит эту информацию у себя.

После получения заказчиком оригиналов документов наступает этап «Проверка оригиналов документов», который имеет два исхода:

реестр возвращен на доработку с комментариями т. к. обнаружены ошибки в документах или в реестре;
реестр принят т. е. перешел в статус «Принят».

Если все в порядке, реестр перейдет в статус "Принят". Заказчик также может указать дату оплаты.

Быстрый поиск реестра

Для быстрого поиска нужного реестра воспользуйтесь функцией поиска по ключевым атрибутам:

Номер реестра;
Номер транспортировки (заказа). Ищем все реестры в которые входит рейс из заказа, с указанным номером транспортировки;
Номер заявки. Ищем все реестры в которые входят рейсы, имеющие связь с заявкой/субзаявкой (т.е. относящиеся к данной заявке/субзаявке);
Номер рейса. Ищем, в какой реестр входит данный рейс;
Исполнитель / Заказчик. Ищем по наименованию заказчика в реестрах "С заказчиком", и по наименованию исполнителя в реестре "С исполнителем";

Ошибки в реестре

При проверке реестра, заказчик может отправить реестр на доработку

Если ваш реестр отклонили:

В списке реестров, в столбце "Этап проверки" отобразится индикатор красного цвета, показывающий, на каком этапе проверки необходимо исправить ошибки.

Нажмите на номер рейса чтобы увидеть детали

Нажмите на рейс чтобы ознакомиться с ошибками для исправления

Нажмите на знак "корзина", если нужно удалить документ. Для загрузки нового или исправленного документа нажмите на кнопку "Добавить".

Для редактирования данных рейса нажмите на его номер — карточка откроется справа. Данные, доступные для редактирования, обозначены иконкой карандаша. Также вы можете добавить документы непосредственно в рейсе, нажав на кнопку "Добавить".

После того, как ошибки будут исправлены, нажмите на кнопку "Ошибки исправлены", затем на "Отправить на проверку".

После проверки и подтверждения реестра, с столбце "Этап проверки" появится статус ожидания обмена оригиналами документов — цифра 2 в синем кружке

После отправки оригиналов документов, зайдите в реестр и укажите дату отправки документов и трек-номер.